¿Cómo Organizar un Evento Virtual?

Si alguna vez has pensado en hacer un evento virtual para tu marca o empresa lo más probable es que te encontraras ante la situación de no saber que etapas seguir o que herramientas necesitas para ello.

Con el auge de los eventos virtuales cada vez son más las empresas y organizaciones que se animan a realizar eventos en espacios totalmente digitales, por lo tanto las dudas de como realizarlos son cada vez más comunes, por ello aquí presentamos las etapas que debes seguir para realizar un evento virtual exitoso

Pre Producción

En producción de eventos virtuales la planificación es clave, es importante definir que objetivos queremos lograr con este evento, a quien va dirigido, que medios usaremos para difundir sus actividades y elegir una fecha, que nos permita organizar con anterioridad todo lo referente al evento y tener el tiempo suficiente para la convocatoria.

En esta etapa es pertinente hacer una lista de ponentes que puedan participar en nuestro evento y la plataforma que emplearemos para el desarrollo del evento capaz de cumplir con todos tus requerimientos.

En KMJK nos especializamos en realizar eventos virtuales e híbridos y nos dedicamos a desarrollar cada etapa del proceso, desde la conceptualización, convocatoria, creación de ambientes virtuales, streaming y transmisiones en vivo, inducción para los asistentes en ambiente virtual y mucho más.

Un listado de las cosas que debes tener en esta etapa sería:

Elegir la plataforma de evento virtual que se adapte a los objetivos de tu evento
Crear un landing page de registro para los asistentes del evento
Estrategia de Convocatoria que puede incluir contenido para redes sociales, emaling y newsleters, publicidad digital, entre otros.
Inducción a ponentes

Durante el Evento

Llegado los días del evento es de suma importancia hacer pruebas previas para verificar que todas las secciones del ambiente virtual funcionen tal y como deseamos, además de hacer ensayos previos con los ponentes y conferencistas para evitar errores indeseados en el evento en vivo.

En KMJK tenemos un equipo técnico que está conectado para atender cualquier duda que los usuarios o asistentes al evento puedan tener respecto al uso de la plataforma.

Durante el evento desarrolla todas las actividades planificadas en la parte de preproducción, según los horarios anunciados, una buena gestión del tiempo garantiza que los asistentes se sientan cómodos con la experiencia.

No bajes la guardia con la comunicación del evento en medios digitales en esta etapa, aun en este punto puedes conseguir nuevos asistentes y garantiza que más personas conozcan de tu marca, servicio, producto o empresa.

Post-Evento

No todo termina con el evento, aún quedan varias funciones importantes de realizar una vez finalizada la cita virtual.

¿Qué elementos debemos tomar en cuanto luego de acabado el evento virtual? Pues, aquí un listado de los más importante:

Analizar las métricas y verificar la cantidad de asistentes que tuviste, tiempo de permanencia, entre otros datos que son relevantes de acuerdo a tus objetivos previamente planteados
Comunicaciones post evento a todos los asistentes, dejando en claro la gratitud por haber asistido y compartiendo donde pueden volver a disfrutar de las grabaciones del evento, entre otros.
Comparte con tu audiencia tus resultados, redacta notas de prensa y haz un video resumen con los mejores momentos del evento que sirvan de testimonio.
Toma decisiones para las próximas citas virtuales, las áreas de oportunidad en las que se debe trabajar próximos eventos virtuales.

Con más de 10 años de experiencia en la realización de eventos tenemos una metodología de trabajo que nos ha permitido realizar, solo en 2021, más de 100 eventos virtuales. Por lo que al seguir estas etapas cuidadosamente hará que tu también tengas un evento virtual exitoso.