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¿Quién no ha organizado alguna vez un evento, por más pequeño que sea? Recientemente, celebramos el cumpleaños de mi tercer hijo. Durante la planificación, me surgió una reflexión interesante: en algún momento, todos hemos organizado algún tipo de evento. Desde el cumpleaños de nuestros hijos hasta la boda de un amigo cercano, pasando por cenas navideñas o reuniones de exalumnos. Todos hemos estado ahí, gestionando con esmero, ya sea un evento pequeño, mediano o grande. A veces con éxito, y otras veces con un poco más de estrés del que quisiéramos.
Esto me hizo pensar en nuestra industria como organizadores de eventos. Como gerente general de KMJK, una productora de eventos corporativos y empresa para eventos con años de experiencia, sé que, con los recursos y la experiencia que tenemos, podemos hacer que estos eventos sean mucho mejores y, sorprendentemente, a un menor costo. Sin embargo, entiendo por qué muchas personas o empresas prefieren encargarse de la organización de eventos por su cuenta: piensan que ahorrarán dinero y que "es algo que pueden hacer". Después de todo, ¿quién no ha organizado sus propias celebraciones personales? Es una premisa que todos compartimos.
Entonces, ¿qué puede aportar un organizador de eventos profesional a aquellos que ya tienen experiencia organizando sus fiestas?
Las grandes empresas de eventos conocen el mercado a fondo y saben cuándo algo es caro o barato. Tenemos la capacidad de negociar tarifas preferenciales, obtener descuentos en locaciones, catering, audiovisuales, y más. En KMJK, contamos con equipos propios (audiovisuales, de catering, estructuras, movilidad, etc.), lo que nos permite ofrecer costos directos, sin necesidad de intermediarios.
Aunque muchos son excelentes planificadores, la realidad es que la mayoría no lo son al 100%. Esto puede llevar a olvidos, errores en las reservas o en la elección de proveedores, lo que al final resulta en costos más altos por contratar servicios a última hora. Con un organizador de eventos profesional, todo estará en su lugar y a tiempo.
Contar con un jefe de evento significa que solo tendrás que coordinar con una persona, lo que te permitirá disfrutar del evento como un participante más. La realidad es que, cuando organizas algo tú mismo, terminas estresado y no lo disfrutas tanto como deberías. Un profesional se asegura de que todo salga perfecto, para que tú solo te preocupes por disfrutar.
Nuestra experiencia garantiza que nada se pase por alto. Desde la convocatoria hasta los permisos necesarios, un organizador de eventos se encarga de todo, para que tú no tengas que preocuparte por los detalles que podrían olvidarse.
Como productora de eventos corporativos con una red consolidada de proveedores aliados, sabemos exactamente a quién recurrir cuando no contamos con algún recurso in-house. Esto nos permite organizar eventos en tiempo récord, sin sacrificar calidad ni detalle. Para alguien que no tiene el hábito de hacerlo, esta etapa puede consumir mucho tiempo, tiempo que podrías utilizar en otras áreas clave de tu negocio.
La próxima vez que pienses en organizar un evento para tu empresa, recuerda que contar con una empresa de eventos profesional no solo puede ahorrarte dinero, sino también darte la tranquilidad de disfrutarlo al máximo.
